De (kandidaat-)notaris in vogelvlucht

Suzanne den Engelse
Mr. S. den Engelse heeft notarieel en fiscaal recht gestudeerd aan de Radboud Universiteit Nijmegen en is per september 2013 werkzaam als kandidaat-notaris bij NautaDutilh in Rotterdam.

De (kandidaat-)notaris is voor ieder een bekend fenomeen. In het algemeen wordt de (kandidaat-)notaris geassocieerd met de levering van een huis, het maken van een testament of huwelijksvoorwaarden en de oprichting van een besloten vennootschap. Wat het ambt van een (kandidaat-)notaris precies inhoudt is echter voor velen onbekend. In mijn bijdrage zal ik daarom in vogelvlucht onder meer aandacht besteden aan de oorsprong, opleiding, werkzaamheden en werkterreinen van de (kandidaat-)notaris.

Oorsprong
Het notariaat bestond al in de derde eeuw voor Christus en heeft dus een lange geschiedenis. De oorsprong van het notariaat is gelegen in Egypte. De notaris toentertijd was ook wel bekend als een schrijver, die toezicht hield op de totstandkoming van overeenkomsten. Een functie die in zekere zin nog steeds tot één van de werkzaamheden van het notariaat behoort. De notaris is een onafhankelijke functionaris, die afspraken rechtsgeldig vastlegt, na eventueel juridisch advies te hebben gegeven. De (kandidaat-)notaris biedt zekerheid in het rechtsverkeer en voorkomt conflicten. Een beginnende kandidaat-notaris wordt overigens, in tegenstelling tot een advocaat-stagiaire, niet beëdigd. De Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) bewaakt de kwaliteit van het notariaat.

Opleiding
Om als kandidaat-notaris aan de slag te kunnen gaan is het afronden van de universitaire studie notarieel recht vereist. De studie notarieel recht bestaat uit twee delen. Eerst zal de bachelor notarieel recht (3 jaar) behaald moeten worden en vervolgens de master notarieel recht (1 jaar). Typerende vakken voor de notariële studie zijn het huwelijksvermogensrecht, het erfrecht, het onroerend zakenrecht, het ondernemingsrecht en estate planning. Naast deze civiele vakken bevat de notariële studie ook een breed scala aan fiscaalrechtelijke vakken, waaronder overdrachtsbelasting, vennootschapsbelasting en inkomstenbelasting.

Werkzaamheden
De werkzaamheden van een kandidaat-notaris bestaan - kort gezegd - uit het ondersteunen van de notaris in zijn of haar werkzaamheden. Hier kan onder meer verstaan worden: het voorbereiden van akten en andere stukken, het contact met cliënten en het bestuderen van literatuur en jurisprudentie. Naarmate een kandidaat-notaris meer ervaring heeft opgedaan, kunnen zaken zelfstandig behandeld worden. Een beginnend kandidaat-notaris volgt de eerste drie jaar naast zijn werkzaamheden in het notariaat de notariële beroepsopleiding. Deze beroepsopleiding legt
de link tussen theorie en praktijk. Een kandidaat-notaris die zijn beroepsopleiding succesvol heeft afgerond mag akten als waarnemer van de notaris passeren.

Benoeming tot notaris
Een kandidaat-notaris kan na het afronden van de beroepsopleiding en met tenminste zes jaar praktijkervaring in de notariële praktijk tot notaris benoemd worden. Een benoeming tot notaris is geen vanzelfsprekendheid. Een kandidaat-notaris kan zijn hele leven als kandidaat-notaris
werkzaam blijven zonder ooit tot notaris te worden benoemd. Het niet benoemd worden tot notaris kan een eigen keus van de kandidaat-notaris zelf zijn. Het ondernemerschap en de verantwoordelijkheid die de notaris draagt kunnen reden zijn voor deze keus. Als een kandidaat-notaris tot notaris wordt benoemd geschiedt deze benoeming bij Koninklijk Besluit.

Ambtenaar en ondernemer
Volgens de wet is een notaris een openbaar ambtenaar en tevens ondernemer. Op eerste gezicht lijkt dit terecht tegenstrijdig. Enerzijds, het openbaar ambtenaarschap met de verplichting van de notaris om op verzoek van partijen een akte op te maken. Volgens de zogeheten ‘ministerieplicht’
mag de notaris niet zomaar zijn diensten weigeren. Een weigering mag slechts op zwaarwegende gronden geschieden. Anderzijds, het ondernemerschap wat inhoudt dat de notaris de commerciële belangen van zijn kantoor moet behartigen. Ondanks het feit dat de notaris een ambtenaar is wordt de notaris niet door de overheid betaald. De notaris verwerft zijn inkomsten van cliënten die zijn honorarium betalen voor de geleverde diensten. Sinds enkele jaren mogen notarissen zelf de hoogte van hun honorarium vaststellen. Sinds het vrijgeven van de tarieven
zijn de hoogtes van de honoraria de afgelopen jaren sterk gedaald. De dubbele hoedanigheid van de notaris kan in de praktijk daarom gecompliceerde situaties opleveren.

Werkterrein
In hoofdlijnen is het werkterrein van de kandidaat-notaris te verdelen in drie gebieden. Het eerste gebied is het personen- en familierecht. Dit betreft onder meer het opmaken van huwelijkse voorwaarden, testamenten en samenlevingscontracten. Het tweede gebied is het vastgoed dat ziet op de levering van onroerende goederen en het vestigen van hypotheekrechten en andere beperkte rechten. Het laatste gebied van het notariaat is het ondernemingsrecht. Kenmerkend voor het gebied van ondernemingsrecht is onder andere het oprichten dan wel het ontbinden van rechtspersonen, het overdragen, intrekken of uitgeven van aandelen en de wijze van besluitvorming binnen rechtspersonen vastleggen. De kleinere kantoren bieden veelal diensten aan op alle drie de gebieden. De grotere kantoren hebben daarentegen meer de focus liggen op de gebieden ondernemingsrecht en vastgoed.

Al met al is het werk van een kandidaat-notaris zeer veelzijdig. Bijvoorbeeld: waar een kandidaat-notaris een uur geleden nog bezig was met ondernemingsrecht, zo bestaat de mogelijkheid dat de kandidaat-notaris nu bezig is met vastgoed of personen- of familierecht. Een overall-expertise
is dus vereist, waarbij er veel verantwoordelijkheden zijn. Hoewel er in tegenstelling tot de advocaat-stagiair geen beëdiging plaatsvindt is er wel direct toezicht door de KNB. Of de kandidaat-notaris ook notaris gaat worden is geen vast gegeven, daar de notaris nog meer verantwoordelijkheden draagt. Of de kandidaat-notaris na zes jaar praktijkervaring klaar is voor de opstap naar notaris, is een keuze die voorbehouden is aan de kandidaat-notaris.